TUWEL BOJONG

Desaku tercinta..
TUWEL BOJONG TEGAL yang terletak di kaki Gn. Slamet.. suasananya indah lho,,,
panorama yang EKSOTIS.. :p dapat  membius pengunjung yang melewati desaku ini .. hhe

KONSEP MANAJEMEN INFORMASI

KONSEP MANAJEMEN INFORMASI

            Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.

            Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.

            Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.

            Di berbagai jenis kantor, tugas dan tanggung jawab manajer administrasi berbeda-beda. Pokoknya, tugas dan tanggung jawab mereka sama fungsinya. Fungsi dan prinsip manajemen informasi yang efektif dalam buku ini dapat diterapkan di berbagai jenis kantor.

FUNGSI MANAJEMEN

            Setiap bentuk kelompok usaha membutuhkan pemimpin dan arahan untuk mencapai sasaran. Dalam perusahaan, orang yang memimpin disebut manajer atau administrator utama. Manajer bertanggung jawab merencanakan, mengorganisir, mengontrol semua sumber daya dan mengarahkan orang ke dalam organisasi yang produktif dan bersatu. Manajemen merupakan proses yang melibatkan semua kegiatan pengambilan keputusan, koordinasi upaya kelompok, dan kepemimpinan. Fungsi manajemen adalah menggabungkan sumber daya manusia, materi, uang, metode, mesin, dan moral untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi manajemen mencakup faktor ekonomi, sumber daya manusia dan materi, dan mengarahkan orang.

            Kegiatan  manajemen dilakukan oleh berbagai tingkat organisasi, dari presiden sampai supervisor. Jabatan manajer bervariasi tergantung pada sifat kerja dan tanggung jawab. Tingkatan manajerial dapat dilihat pada gambar 1-1.

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF

            Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.

            Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep  ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.

            Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.

            Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas pada gambar 1-2.

Peran Manajer Kantor Administratif

            Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.

            Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.

            Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.

            Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer personalia.

            Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran modern.

Manajemen Informasi Masa Depan

            Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi. Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an  dan proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.

            Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.

            Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.

            Tahun 1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor pada presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden bidang informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat komputer, arus informasi, manajemen kantor, program kesehatan, pelatihan, humas, dan litbang. Manajer informasi dan fungsi informasi mulai berkembang di perusahaan besar. Selain ahli di bidang administrasi manajemen, manajer informasi harus memiliki keahlian dan pengalaman sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer proses data, dan ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem mesin, kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam team informasi.  Posisi  ini memerlukan pengalaman dan pendidikan untuk mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.

            Manajer kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang efisien, dan peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem teknologi baru, menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh perusahaan, sehingga informasi dapat ditemukan dimana-mana.

            Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.

ALIRAN PEMIKIRAN MANAJEMEN

            Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen fungsi informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif yang memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif masih diperlukan karena mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran perusahaan. Tapi tidak semua orang punya kemampuan intuisi. Sehingga mereka perlu mempelajari keahlian teknis, administratif dan personal untuk mengelola perusahaan.

            Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah melakukan klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran manajemen yaitu klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing aliran memiliki pendekatan yang berbeda terhadap manajemen dan faktor penting dalam proses manajemen. Perbedaan telah mempengaruhi proses dan prinsip manajemen. Melalui aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen kantor administratif menemukan prinsip yang dijadikan panduan dalam memahami konsep manajemen informasi.

Aliran Klasik

            Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan menciptakan organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami masalah manajemen. Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas masalah produksi. Ahli manajemen klasik menghubungkan antara manajemen dengan produksi. Aliran klasik percaya bahwa manajer harus berusaha meningkatkan efisiensi proses produksi.

            Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan manajemen total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.

            Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama : meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi manajemen. Manajemen ilmiah menggunakan akal dalam proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi akal, masalah semakin dapat diatasi.

            Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah sistematis untuk atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah secara ilmiah, seperti dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses informasi menggunakan metode ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini digunakan dalam analisa sistem, yang akan dibahas pada Bab 17.

            Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :

1. Masalah harus dinyatakan dengan baik.
2. Informasi masalah harus dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
3. Solusi sementara terhadap masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji keabsahannya.
4. Berdasarkan pengujian, dibuat modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
5. Tindak lanjut dilakukan untuk melihat efektifitas solusi yang diberikan.

Frederick W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak Manajemen Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan antara output dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko, daripada manajemen umum, serta melihat efisiensi pekerja dan manajer dalam produksi.

      Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia yakin pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga, Taylor menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa pengorbanan ekonomi mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas pendapatnya adalah menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong, dengan menghasilkan banyak output maka gaji lebih banyak. Dasar pendekatan Taylor terhadap manajemen ilmiah adalah hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan semua hal, baik menggunakan sekop maupun kertas.

      Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai metode pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi manajer : mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk setiap pekerjaan;  seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja; kerjasama antara manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan metode ilmiah; pembagian tanggung jawab yang seimbang antara manajer dan pekerja, dimana manajer merencanakan dan mengatur pekerjaan.

      Frank dan Lilian Gilbrert. Awal  1900, mereka mengembangkan pemikiran manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu pekerja mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan dan metode kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk mempelajari dan memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram untuk mendata proses dan pola; mempelajari bagian keletihan dan dampaknya pada kesehatan dan produktivitas; dan penerapan prinsip manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.

William H. Leffingwell. Disebut  sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen Kantor Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima Prinsip Kerja Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip ini dapat dihubungkan dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah diterapkan di kantor. Setiap manajemen kantor harus merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, dan dimana, serta oleh siapa (Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana organisasi kantor dan pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan usaha semua pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana (Prinsip 2).  Selain itu, sistim operasional dan prosedur, penyimpanan data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta tata letak untuk menyelesaikan kerja secara efektif yang harus dikembangkan (Prinsip 3 dan 4). Yang paling penting, manajer kantor harus memilih, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan pegawai sesuai kepentingan organisasi dan pegawai yang optimal (Prinsip 5).

Manajemen total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah manajemen administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif  untuk mengelola perusahaan.

Henry Fayol. Tahun 1949,  bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan di Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal, mengembangkan teori manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya pendidikan manajemen. Fayol yang pertama menyatakan prinsip manajemen yang menjadi panduan bagi koordinasi manajemen. Keberhasilannya sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena kepemimpinan, tetapi karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan kepada orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan,   pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan fungsi tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga politik, agama, filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah karena semua perusahaan memerlukan manajemen, formulasi teori manajemen diperlukan untuk pendidikan manajemen yang efektif.

Mary Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan psikologi sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang lebih baik dalam industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup bersama, Follet mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini menyatakan, bahwa organisasi kelompok merupakan metode baru dalam politik, dasar sistem industri masa depan, dan dasar tatanan internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet : perlunya mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”;  penerapan ilmu perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi manajemen;  dan tanggung jawab sosial manajemen.

Aliran klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan. Dengan mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak mengabaikan elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep yang menjadi dasar bagi organisasi.

Aliran Perilaku

            Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi diiringi dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat ini, pegawai lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki kebutuhan sosial dan psikologi, sama halnya dengan manajemen.

            Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan dua pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya individu dalam sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan antar pribadi dan tindakan demokrasi pada pekerja.

            Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan bahwa orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti Universitar Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di perusahaan elektronik di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan studi dampak lingkungan fisik seperti perubahan cahaya ditempat kerja terhadap produktivitas pegawai, hasilnya membingungkan. Ketika cahaya ditambah atau dikurangi, output tetap meningkat. Analisa menunjukkan bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh cahaya, tapi oleh perasaan dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk berkontribusi.

Mereka yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan siang dan jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan menganalisa organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan lingkungan kerja hanya sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja. Karena pekerja lebih merasa dihargai oleh manajemen. Karena manajemen meminta pendapat mereka tentang kondisi kerja, pekerja merasa hubungan mereka dengan manajemen lebih manusiawi. Pekerja merasa memiliki status dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya pekerja yang efektif terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas keputusan manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.

Studi Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi tentang pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi manajemen perilaku.

Pendekatan Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan tunggal, seperti teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung tentang kebutuhan mengikuti ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat daftar kebutuhan dari tiga (fisik, sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat dipelajari oleh ilmu perilaku manusia, dan diharapkan ada berbagai teori kebutuhan manusia dan berbagai sistem klasifikasinya.

Hierarki kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi manusia. Hierarki kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan paling rendah terpuaskan mereka tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi, kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum terpuaskan. Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi;  hanya sedikit yang terwujud.

Manajer kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak boleh menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam mencapai sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan belum tentu memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.

Pandangan McGregor tentang Perilaku Pekerja. Sifat manusia sering diteliti. Manusia dianggap memiliki kemampuan kasih sayang, tapi tidak mau diatur. Manusia juga memiliki sifat buruk, dan perlu dikendalikan oleh masyarakat. Sifat manusia ini merupakan teori manajemen Douglas McGregor. Ia melihat cara manajer mengatur pekerja didasarkan asumsi Teori X dalam gambar 1-6. Asumsi lain disebut Teori Y, adalah penilaian mengatur pekerja yang lebih realistik.

Teori X kurang bersifat ilmiah. Bawahan dianggap tidak bertanggung jawab, egois dan malas. Manajer harus melakukan kontrol yang ketat. Teori Y mengkritik kontrol terhadap pekerja yang dilakukan peneliti. Teori ini menyatakan pekerja memiliki kebutuhan yang belum dipenuhi. Asumsi Teori Y menunjukkan potensi pekerja yang mendorong manajer menciptakan kondisi agar pekerja dapat mengembangkan diri.

Manajer kantor perseptif tahu bahwa pegawai sakit karena salah makan dan kerja mereka tidak efektif karena kebutuhan psikologis yang tidak dipenuhi. Karena manajer kantor bekerja dengan bawahan, mereka harus tahu pola perilaku pegawai. Perlu diciptakan kondisi agar pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.

Teori Herzberg tentang Motivasi Kerja. Ada dua faktor lingkungan kerja – hygienis dan motivator.  Ini menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan fungsi motivator. Contoh motivator adalah perasaan perbaikan diri, prestasi, dan keinginan untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar. Faktor hygienis terkait dengan produktivitas dalam pekerjaan, misalnya gaji, kondisi kerja, kebijakan perusahaan, dan kualitas pengawasan. Jika faktor hygienis tidak memadai, pekerja menjadi tidak puas. Tapi jika faktor hygienis ada, pekerja tidak termotivasi untuk produktif;  sehingga perlu faktor motivator.

Perasaan positif yang timbul akibat kondisi kerja, seperti dukungan pimpinan dan kenaikan gaji, hanya sebentar. Jika pegawai sangat termotivasi dan merasa pekerjaannya menantang, mereka akan mentoleransi kekurangan faktor hygienis. Meski tidak dapat diabaikan, faktor hygienis tidak dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Tugas manajer kantor adalah meningkatkan motivator seperti prestasi, penghargaan, pekerjaan, tanggung jawab dan kemajuan, akan dibahas di Bab 3.

Aliran Manajemen Ilmiah

               Pendekatan manajemen ilmiah untuk pengambilan keputusan mengunakan ketrampilan matematika dan teknik untuk mengatasi masalah keputusan. Pengambilan keputusan merupakan memilih diantara dua atau lebih tindakan. Memilih tindakan tersebut sangat rumit. Manajer aliran klasik menggunakan intuisi, perkiraan dan akal. Keputusan yang tepat didasarkan pada informasi yang baik. Keputusan ini dapat dilihat di gambar 1-7.

            Manajemen ilmiah lahir pada Perang Dunia II yang membutuhkan metode pengumpulan informasi dalam pembuatan keputusan. Manajemen ilmiah terus berkembang dengan kemajuan teknologi komputer, yang digunakan untuk masalah produksi. Saat ini manajer membuat keputusan dalam situasi yang tidak pasti.  Selama  ini, akal digunakan dalam membuat keputusan. Teknologi membantu manajer mengumpulkan data dan menganalisanya. Contoh metode ilmiah adalah analisa faktor (misalnya untuk menentukan media iklan), program linear, teori antrian (mempelajari perilaku antrian di supermarket), dan teori permainan (seperti studi interaksi pesaing dalam industri). Banyak teknik pengambilan keputusan diatas menggunakan matematika tinggi, dan tergantung pada kemampuan kalkulasi dan akurasi komputer. Mahasiswa  manajemen kantor administratif harus memahami pendekatan ilmiah untuk pengambilan keputusan, karena teknik ini digunakan oleh para manajer. Beberapa alat analisa kuantitatif diterapkan untuk masalah pengambilan keputusan manajemen kantor dalam buku ini