Postingan
KONSEP
MANAJEMEN INFORMASI
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir
dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris,
arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar
di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang
ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas
yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa
manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya
lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi
organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi
pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai
berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi
bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data,
reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis.
Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk
banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki
pengetahuan yang luas.
Di berbagai jenis kantor, tugas dan tanggung jawab manajer administrasi
berbeda-beda. Pokoknya, tugas dan tanggung jawab mereka sama fungsinya. Fungsi
dan prinsip manajemen informasi yang efektif dalam buku ini dapat diterapkan di
berbagai jenis kantor.
FUNGSI
MANAJEMEN
Setiap bentuk kelompok usaha membutuhkan pemimpin dan arahan untuk mencapai
sasaran. Dalam perusahaan, orang yang memimpin disebut manajer atau
administrator utama. Manajer bertanggung jawab merencanakan, mengorganisir,
mengontrol semua sumber daya dan mengarahkan orang ke dalam organisasi yang
produktif dan bersatu. Manajemen merupakan proses yang melibatkan semua
kegiatan pengambilan keputusan, koordinasi upaya kelompok, dan kepemimpinan.
Fungsi manajemen adalah menggabungkan sumber daya manusia, materi, uang,
metode, mesin, dan moral untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi manajemen
mencakup faktor ekonomi, sumber daya manusia dan materi, dan mengarahkan orang.
Kegiatan manajemen dilakukan oleh berbagai tingkat organisasi, dari
presiden sampai supervisor. Jabatan manajer bervariasi tergantung pada sifat
kerja dan tanggung jawab. Tingkatan manajerial dapat dilihat pada gambar 1-1.
FUNGSI
MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF
Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung
jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan
mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya
perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan
krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan
kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses
informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen”
memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini
memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem
prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi
bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul
dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan
dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan
pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.
Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini
menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan –
merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas
pada gambar 1-2.
Peran
Manajer Kantor Administratif
Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran,
dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam
proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan
biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.
Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan,
manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan
administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai
manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di
perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab
memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses
kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.
Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan
yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe
menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering
dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis
(surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan
Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan
dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan
Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk
hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam
sistem analisa.
Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain
ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah
pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan
pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik
maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat
dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer
personalia.
Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti
Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data,
dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang
manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan
teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer
administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi
anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang
terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi,
layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di
tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari
orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan
bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan
tanggung jawab manajer di perkantoran modern.
Manajemen
Informasi Masa Depan
Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi.
Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang
didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan
proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.
Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami
peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding
sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP
mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985.
Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.
Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan
pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah,
memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak
konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak
informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional,
keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam
proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan
bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan
informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem
masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk
distribusi informasi dan intelijen.
Tahun 1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor pada
presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden bidang
informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat komputer, arus
informasi, manajemen kantor, program kesehatan, pelatihan, humas, dan litbang.
Manajer informasi dan fungsi informasi mulai berkembang di perusahaan besar.
Selain ahli di bidang administrasi manajemen, manajer informasi harus memiliki
keahlian dan pengalaman sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer
proses data, dan ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem
mesin, kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam
team informasi. Posisi ini memerlukan pengalaman dan pendidikan
untuk mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.
Manajer kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung
jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang efisien, dan
peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem teknologi baru,
menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh perusahaan, sehingga
informasi dapat ditemukan dimana-mana.
Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi
perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3
dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis
data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan
informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang
pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar.
Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke
lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi
terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks,
melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan
dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.
ALIRAN
PEMIKIRAN MANAJEMEN
Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen fungsi
informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif yang memiliki
kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif masih diperlukan karena
mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran perusahaan. Tapi tidak semua
orang punya kemampuan intuisi. Sehingga mereka perlu mempelajari keahlian
teknis, administratif dan personal untuk mengelola perusahaan.
Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah melakukan
klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran manajemen yaitu
klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing aliran memiliki pendekatan
yang berbeda terhadap manajemen dan faktor penting dalam proses manajemen.
Perbedaan telah mempengaruhi proses dan prinsip manajemen. Melalui
aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen kantor administratif menemukan prinsip
yang dijadikan panduan dalam memahami konsep manajemen informasi.
Aliran
Klasik
Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan menciptakan
organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami masalah manajemen.
Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas masalah produksi. Ahli manajemen
klasik menghubungkan antara manajemen dengan produksi. Aliran klasik percaya
bahwa manajer harus berusaha meningkatkan efisiensi proses produksi.
Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan manajemen
total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama : meningkatkan
output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi manajemen. Manajemen ilmiah
menggunakan akal dalam proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi akal,
masalah semakin dapat diatasi.
Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah sistematis untuk
atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah secara ilmiah, seperti
dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses informasi menggunakan metode
ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini digunakan dalam analisa sistem, yang akan
dibahas pada Bab 17.
Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :
- Masalah harus dinyatakan dengan
baik.
- Informasi masalah harus
dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
- Solusi sementara terhadap
masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji keabsahannya.
- Berdasarkan pengujian, dibuat
modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
- Tindak lanjut dilakukan untuk
melihat efektifitas solusi yang diberikan.
Frederick
W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak Manajemen
Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan antara output
dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko, daripada manajemen umum,
serta melihat efisiensi pekerja dan manajer dalam produksi.
Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia yakin
pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga, Taylor
menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa pengorbanan ekonomi
mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas pendapatnya adalah
menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong, dengan menghasilkan banyak
output maka gaji lebih banyak. Dasar pendekatan Taylor terhadap manajemen
ilmiah adalah hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan semua hal, baik
menggunakan sekop maupun kertas.
Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai metode
pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi manajer :
mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk setiap
pekerjaan; seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja; kerjasama antara
manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan metode ilmiah; pembagian
tanggung jawab yang seimbang antara manajer dan pekerja, dimana manajer
merencanakan dan mengatur pekerjaan.
Frank dan Lilian Gilbrert. Awal 1900, mereka mengembangkan pemikiran
manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu pekerja
mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan dan metode
kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk mempelajari dan
memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram untuk mendata proses dan
pola; mempelajari bagian keletihan dan dampaknya pada kesehatan dan produktivitas;
dan penerapan prinsip manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.
William
H. Leffingwell. Disebut sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama
menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen Kantor
Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima Prinsip Kerja
Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip ini dapat dihubungkan
dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah diterapkan di kantor. Setiap
manajemen kantor harus merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana,
kapan, dan dimana, serta oleh siapa (Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana
organisasi kantor dan pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan
usaha semua pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana
(Prinsip 2). Selain itu, sistim operasional dan prosedur, penyimpanan
data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta tata letak untuk
menyelesaikan kerja secara efektif yang harus dikembangkan (Prinsip 3 dan 4).
Yang paling penting, manajer kantor harus memilih, melatih, memotivasi,
mengkompensasi, dan mempromosikan pegawai sesuai kepentingan organisasi dan
pegawai yang optimal (Prinsip 5).
Manajemen
total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah manajemen
administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif untuk mengelola
perusahaan.
Henry
Fayol. Tahun 1949, bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan di
Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal, mengembangkan teori
manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya pendidikan manajemen. Fayol
yang pertama menyatakan prinsip manajemen yang menjadi panduan bagi koordinasi
manajemen. Keberhasilannya sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena
kepemimpinan, tetapi karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan
kepada orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan,
pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan fungsi
tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga politik, agama,
filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah karena semua perusahaan
memerlukan manajemen, formulasi teori manajemen diperlukan untuk pendidikan
manajemen yang efektif.
Mary
Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan psikologi
sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang lebih baik dalam
industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup bersama, Follet
mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini menyatakan, bahwa organisasi
kelompok merupakan metode baru dalam politik, dasar sistem industri masa depan,
dan dasar tatanan internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet :
perlunya mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”;
penerapan ilmu perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang
konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi
manajemen; dan tanggung jawab sosial manajemen.
Aliran
klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan. Dengan
mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak mengabaikan
elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep yang menjadi dasar
bagi organisasi.
Aliran
Perilaku
Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi diiringi
dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat ini, pegawai
lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki kebutuhan sosial dan
psikologi, sama halnya dengan manajemen.
Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan dua
pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya individu dalam
sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan antar pribadi dan tindakan
demokrasi pada pekerja.
Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan bahwa
orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai sasaran
organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti Universitar
Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di perusahaan elektronik
di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan studi dampak lingkungan fisik
seperti perubahan cahaya ditempat kerja terhadap produktivitas pegawai,
hasilnya membingungkan. Ketika cahaya ditambah atau dikurangi, output tetap
meningkat. Analisa menunjukkan bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh
cahaya, tapi oleh perasaan dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk
berkontribusi.
Mereka
yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan siang dan
jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan menganalisa
organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan lingkungan kerja hanya
sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja. Karena pekerja lebih merasa
dihargai oleh manajemen. Karena manajemen meminta pendapat mereka tentang
kondisi kerja, pekerja merasa hubungan mereka dengan manajemen lebih manusiawi.
Pekerja merasa memiliki status dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya
pekerja yang efektif terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas
keputusan manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.
Studi
Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi tentang
pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi manajemen
perilaku.
Pendekatan
Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan tunggal, seperti
teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung tentang kebutuhan mengikuti
ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat daftar kebutuhan dari tiga (fisik,
sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat
dipelajari oleh ilmu perilaku manusia, dan diharapkan ada berbagai teori
kebutuhan manusia dan berbagai sistem klasifikasinya.
Hierarki
kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi manusia. Hierarki
kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan paling rendah terpuaskan mereka
tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi,
kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum
terpuaskan. Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih
tinggi; hanya sedikit yang terwujud.
Manajer
kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak boleh
menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam mencapai
sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan belum tentu
memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.
Pandangan
McGregor tentang Perilaku Pekerja. Sifat manusia sering diteliti. Manusia
dianggap memiliki kemampuan kasih sayang, tapi tidak mau diatur. Manusia juga
memiliki sifat buruk, dan perlu dikendalikan oleh masyarakat. Sifat manusia ini
merupakan teori manajemen Douglas McGregor. Ia melihat cara manajer mengatur
pekerja didasarkan asumsi Teori X dalam gambar 1-6. Asumsi lain disebut Teori
Y, adalah penilaian mengatur pekerja yang lebih realistik.
Teori
X kurang bersifat ilmiah. Bawahan dianggap tidak bertanggung jawab, egois dan
malas. Manajer harus melakukan kontrol yang ketat. Teori Y mengkritik kontrol
terhadap pekerja yang dilakukan peneliti. Teori ini menyatakan pekerja memiliki
kebutuhan yang belum dipenuhi. Asumsi Teori Y menunjukkan potensi pekerja yang
mendorong manajer menciptakan kondisi agar pekerja dapat mengembangkan diri.
Manajer
kantor perseptif tahu bahwa pegawai sakit karena salah makan dan kerja mereka
tidak efektif karena kebutuhan psikologis yang tidak dipenuhi. Karena manajer
kantor bekerja dengan bawahan, mereka harus tahu pola perilaku pegawai. Perlu
diciptakan kondisi agar pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan meningkatkan
produktivitas.
Teori
Herzberg tentang Motivasi Kerja. Ada dua faktor lingkungan kerja – hygienis dan
motivator. Ini menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan fungsi
motivator. Contoh motivator adalah perasaan perbaikan diri, prestasi, dan
keinginan untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar. Faktor hygienis
terkait dengan produktivitas dalam pekerjaan, misalnya gaji, kondisi kerja,
kebijakan perusahaan, dan kualitas pengawasan. Jika faktor hygienis tidak
memadai, pekerja menjadi tidak puas. Tapi jika faktor hygienis ada, pekerja
tidak termotivasi untuk produktif; sehingga perlu faktor motivator.
Perasaan
positif yang timbul akibat kondisi kerja, seperti dukungan pimpinan dan
kenaikan gaji, hanya sebentar. Jika pegawai sangat termotivasi dan merasa
pekerjaannya menantang, mereka akan mentoleransi kekurangan faktor hygienis.
Meski tidak dapat diabaikan, faktor hygienis tidak dapat membantu mencapai
tujuan perusahaan. Tugas manajer kantor adalah meningkatkan motivator seperti
prestasi, penghargaan, pekerjaan, tanggung jawab dan kemajuan, akan dibahas di
Bab 3.
Aliran
Manajemen Ilmiah
Pendekatan manajemen
ilmiah untuk pengambilan keputusan mengunakan ketrampilan matematika dan teknik
untuk mengatasi masalah keputusan. Pengambilan keputusan merupakan memilih
diantara dua atau lebih tindakan. Memilih tindakan tersebut sangat rumit.
Manajer aliran klasik menggunakan intuisi, perkiraan dan akal. Keputusan yang
tepat didasarkan pada informasi yang baik. Keputusan ini dapat dilihat di
gambar 1-7.
Manajemen ilmiah lahir pada Perang Dunia II yang membutuhkan metode pengumpulan
informasi dalam pembuatan keputusan. Manajemen ilmiah terus berkembang dengan
kemajuan teknologi komputer, yang digunakan untuk masalah produksi. Saat ini
manajer membuat keputusan dalam situasi yang tidak pasti. Selama
ini, akal digunakan dalam membuat keputusan. Teknologi membantu manajer
mengumpulkan data dan menganalisanya. Contoh metode ilmiah adalah analisa
faktor (misalnya untuk menentukan media iklan), program linear, teori antrian
(mempelajari perilaku antrian di supermarket), dan teori permainan (seperti
studi interaksi pesaing dalam industri). Banyak teknik pengambilan keputusan
diatas menggunakan matematika tinggi, dan tergantung pada kemampuan kalkulasi
dan akurasi komputer. Mahasiswa manajemen kantor administratif harus
memahami pendekatan ilmiah untuk pengambilan keputusan, karena teknik ini
digunakan oleh para manajer. Beberapa alat analisa kuantitatif diterapkan untuk
masalah pengambilan keputusan manajemen kantor dalam buku ini
